2021年我學了好多新工具和新本事,其中讓我最High的就是Notion,而且我會這麼High,不是因為我是數位人,也不是因為我想裝年輕,完全是因為,我是媽媽,使用Notion的原因,不是因為潮,而是因為它滿足了我當媽媽幾乎所有的「文書處理」需求,把我從繁雜鎖碎的日常生活中解放出來。

媽媽需求一:高效率-不用找不用想不用斷捨離;不做白工不重工!

一開始我的High完全出自於「效率」,貪心的媽媽如我是超級效率控,能不做白工或重工就不做!在認識Notion以前,我已經利用摺疊時間的技巧,加上Google行事曆、各種手機上的功能性APP,以及各種智慧型家電協助,把自己的效率拉到極致,儘可能的把行程塞進每分每秒,才能在兼顧家庭和工作下完成這麼多「量化」的累積,但是,不同工具轉換間,還是避免不了白工或重工。而且我清楚知道,自己一點也不優雅,心流常常被打斷,「質化」的累積總是不及格。

對我來說,「優雅從容」是50+下半人生最深的渴望,而Notion,就剛好在這個時候出現,它的效率不只讓我多做了更多事,而且還讓我儘可能的,做出比以前更好的品質,同時因為它的存在,解放了我更多「記憶」和「搜尋」大腦的時間和工作流程,讓我可以更專注於心流,更用心去好好認識自己好好愛自己,更用心去同理家人深刻愛家人。

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以下10個Notion的功能和效果,大大增進我身為一個媽媽平衡家庭、工作和自我的效率!!

  1. 子彈筆記超展開應用釋放記憶的大腦-我的人生夢想清單透過Notion的資料庫+頁面的分層展開,終於和最後一哩路的日常生活連線了!每一天,都活在實踐自己夢想的路上。
  2. GTD情境表單設計高效填滿零碎時間-《行動》資料庫欄位以行動時間做標籤,突然多出來的零碎時間隨時都可以抓到事情上手直接做,當然,想發呆什麼都不做(沒事情可以做),也變得理所當然不會再空焦慮了。
  3. 效率工具ALL IN ONE不再散落四處,也不再需要用大腦串連記憶「我在哪裡用哪個工具做的?!」-Notion上手後,停掉了很多原本付費或免費的功能性APP,也開始慢慢改變習慣,部份重要的文檔,不只是存在雲端硬碟裡,而是直接崁入會需要它出現的Notion區塊文件或資料庫裡(就不用再花時間和腦力到處找啦)!
  4. 資料關連和同步所需資料即時到位-所有的零碎資料進資料庫時就進行標籤和資料關連,等到要處理任何一個文件時,就不用再回頭尋找「記憶中」可能相關的文件,而是直接在頁面上就可以打開所有關連文件、參考資料或補充資料,完全不用再花時間和腦力到處找啦!
  5. 事先規劃標籤輕鬆排定優先順位-資料欄位可以依需求過濾切割成不同的資料庫置入不同的頁面,所有工作事項也可以依優先順位設定標籤再用排序功能排序,讓自己永遠都優先完成最重要的事。
  6. 模板重覆套用快速深層思考-將閱讀學習到的好方法做成模板或檢查表,透過消化和輸出,讓學習確實應用於日常生活中。利用模板按扭設定,就可以快速叫出模板重覆使用,不需要每次都重新設計排版,不但杜絕大量的排版重工,還更簡單輕鬆的養成深度思考習慣。
  7. 快搜-可以直接做頁面搜尋,也可以做資料庫搜尋;可以做標題搜尋也可以做全文檢索搜尋,還可以依需求功能排序或過濾資料精準搜尋,只要放在Notion上原則上都能輕鬆找到。(就不用再花時間和腦力到處找啦)
  8. MARKDOWN語法-每種功能都有對應的快捷鍵,同時使用MARKDOWN語法,可以完全利用鍵盤輸入解放滑鼠,讓雙手更輕鬆快速的在鍵盤上遊移。
  9. 模組化設計-不需要太具美感,就可以套用模板或輕鬆拖拉排出具有簡約美感的頁面。
  10. 區塊同步-這是讓我最興𡚒功能之一,讓我省下大量複製貼上的重工和遺漏修改資料不同步的困擾,完全解放了文字工作者最害怕和厭煩的「複製貼上」苦力工作。

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有了Notion之後,所有「過眼」的資訊都不再是「雲煙」,而是效率轉化提煉成知識和智慧的養分識

有了Notion之後,所有「過眼」的資訊都不再是「雲煙」,而是效率轉化提煉成知識和智慧的養分識
Credit:Celia Chen

媽媽需求二:簡單方便-不要太複雜愈容易上手愈好!

這一點反市場對Notion的認知,也是一開始我對它完全不感興趣的原因,因為它沒有中文介面、沒有中文介面、沒有中文介面,只有英文和日文介面,加上,它太自由了,功能又這麼多涵蓋面這麼廣,讓完全不懂程式的我卻步⋯⋯可是跟年輕人學習的我,卻發現不斷有人在我眼前出現,並且大聲說Notion有多棒,體驗有多好、英文介面完全不是問題、不懂程式更不是問題⋯⋯於是,我下海了,下海後發現,我根本不需要救生圈就能在Notion汪洋中悠游自得,真的,我以為的問題都不是問題,我輕鬆的就學會了非常多notion技巧,而且迅速上手,為什麼呢?下面10點理由,讓Notion完全符合媽媽需要的「簡單」好用!

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  1. 模板設計好重覆使用-Notion的模板功能可以讓你避免重覆排版設計頁面和資料庫的大量重工,直接將妳常常會用到的頁面轉製成模板,相同的文件就可以簡單完成,不需要每一次再重新排版(但是想重新排隨時隨手排,一點改變的門檻和障礙都沒有);同時類似的文件也可以利用「複製模板」或「複製頁面」的功能,高效快速的完成你手上的工作。
  2. 模板複製直接套用-很多功能用習慣就上手了,而這習慣其實跨軟體跨平台,如果新手媽媽還沒上手,Notion本身就設計好很多「模板」,方便新手快速上手,當然,也有很多高手設計多種免費模板,媽媽可以一鍵複製就可以搬回自家Notion使用,完全不用懂它怎麼設計出來的直接用就對了!
  3. 所有介面直覺流暢-沒有太複雜的編輯器,以區塊為單位的Notion,大量的利用直覺的「拖、拉」就可以完成文件版面的設計和調整,可輕鬆移動區塊任意排版,讓版面設計變得非常非常的簡單。也可以隨時在隨處插入任何文字、區塊或圖表文件。頁面還可以隨時輕鬆公開讓搜尋引擎搜尋,一鍵轉變成公開網頁。而且當一個頁面資料量太大時,都可以利用「Toggle List」功能做多層次內容並且完全收合或展開,維持頁面的易讀性。
  4. 重點功能上手重覆使用-MARKDOWN語法的應用,讓很多快捷鍵或語法熟記後,許多特殊的文件內容排版或編輯動作都變得非常簡單。
  5. 免費圖庫直接使用-Notion內鍵大量免費圖庫可以直接使用,省去應用其他工具需要另外免費或付費至網路上圖庫尋找素材的困擾,如果是自己的圖檔或影片,也可以直接拖拉就把它輕鬆拉進Notion裡。
  6. 可輕鬆轉換區塊型式-只要利用Turn into功能一鍵完成,就可以在不同區塊型式間轉來轉,不論你要做純文字、表單、符號段落、甚至收合段落,都輕鬆一鍵轉換完成。而且區塊可以任意自由組合變化,就像玩樂高積木一樣。
  7. 可輕鬆和其它APP或軟體相容-Notion不斷進步,可以輕鬆相容非常多的軟體工具,包含網頁的崁入、雲端硬碟和資料檔案的坎入、EVERNOTE、TRELLO、GOOGLE MAP或其它APP文件和資料的匯入⋯⋯散落在不同地方的內容、資料、文件都可以完全整合進Notion裡。
  8. 可輕鬆匯入各種格式檔案-不論何種型式或格式的檔案文件,包括PDF、EXCEL、WORD、PPT等,都可以直接上傳或拖拉進Notion裡。
  9. 可輕鬆置入超連結或外部網頁-任何文字、段落都可以輕鬆加上超連結,同時任何外部網頁只要貼上連結,就可以以連結、頁籤,甚至整個網頁崁入Notion頁面裡。(這在其他軟體或網站架構裡是一件很複雜的事啊!)
  10. 可輕鬆跨頁面和資料庫同步-再次,這是讓我最興𡚒的功能,任何區塊,可以在任何地方同步,不論在哪一個地方更動,所有同步區塊內容都會同步更新。
  11. 可以輕鬆的跨裝置跨平台使用,而且可以隨時在不同裝置上截取網頁資訊存檔。
  12. 可以隨時上線即時同步及雲端存檔,目前跨裝置使用都還沒有因為網路斷線資料不同步或未儲存的災難發生。同時Notion可以隨時備份成HTML網頁、CSV資料型式,養成固定備份習慣,完全不擔心哪一天辛苦累積的個人數位大腦(資料庫)突然全部消失。

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利用看板模式,不只方便自己管理同時並進的多樣化自媒體內容,也方便團隊協作。

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Credit:Celia Chen

媽媽需求三:省錢-不只便宜,還要更便宜

所有女人在結了婚當了媽媽之後,不論金錢、時間、心力,或資源,都不是用在自己身上,而是用在孩子身上,其次是家人身上,最後剩下的,才留給自己。雖然旁人一直提醒媽媽要愛自己,但這是無法改變的現實,於是對媽媽來說,好用的工具,如果還能是CP值超高的省錢工具,就絕對是媽媽優先考慮使用的超級好幫手。

  1. 如果你不需要和別人協作,也不需要開放你的頁面和太多人分享,基本上你可以完全免費的使用Notion,而且一個帳號可以加開多個工作區,你也可以用不同的Email申請多個帳號使用,帳號之間切換也非常方便。
  2. 如果你需要和別人協作,或者需要開放你的Notion頁面和3個人以上分享,個人專業版收費4美金/月,相當台幣120元,你可以無限使用-所謂無限是無空間上限,也無人數上限。
  3. 教育版免費-以上如果你符合教育者和學生身分,即使多人協作或開放分享,教育版目前也可以完全免費使用。
  4. ALL-IN-ONE讓妳輕鬆省下其他機會成本-如果你像我一樣原本付費使用EVERNOTE、TRELLO、TO-DO等其它付費APP或套裝軟體訂閱,開始使用Notion後就可以停止訂閱這些APP或軟體,省下的錢絕對超過4美金/月。
  5. 省下時間成本-最重要的是媽媽可以在Notion的高效工作環境下省下大量的時間成本。錢可以一直賺,但時間消失了再也買不回來,時間是世界上最稀缺最珍貴的資源,對於想同時兼顧家庭、工作和自我實現的媽媽尤其是。
  6. 可跨團隊協作-如果你斜槓或已成立公司,可以申請Notion企業版,費用遠比其它軟體或一般CRM系統便宜許多。當然,如果只是一人公司或小型工作室,直接升級個人專業版就足夠。
  7. Notion的資料庫功能可以任意變型應用,基本上可做簡單的CRM系統、訂單系統和帳務系統。
  8. Notion一鍵公開頁面成網頁功能,在成本預算有限下,也可以利用它做簡單官網,不過網域不是獨立的,如果有購物車功能需求或流量排名考量,而不只是一個公司品牌形象的官方部落格需求,還是建議用WP或其它軟體自建官網。

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媽媽需求四:智慧彈性-功能多樣但操作介面一定要簡單

一如所有協助媽媽創造價值或節省時間和勞務的智慧型家電,Notion也是媽媽的智慧好幫手,它不只是數位筆記軟體,更不只是一個文書處理工具,它其實可以充當媽媽的數位大腦,讓媽媽自己的大腦空下來思考和感受生活中的點點滴滴,但是記憶和運算,就交給數位大腦協助,因為Notion強大的資料庫功能,才是它真正的核心價值所在。

  1. 資料庫可以任意關連-Notion的每一個資料庫,都可以利用欄位相互關聯,「庫庫相連」。同時資料庫可以獨立存在,也可以置入任何一個頁面中。還可以利用「過濾篩選」功能,將一個大資料庫,依不同需求設置篩選器分割成不同的小型資料庫,置入於不同功能的不同頁面中。比方一個大型的「行動資料庫」,就可以依日期、屬性、任何階段等,分割成「今天以前未完成任務」、「已完成任務」、「明天要執行任務」、「本月待完成任務」等不同的小型資料庫,依需求置入不同的專案頁面中。
  2. 資料庫可以互相串連運算-同時利用RELATION關聯和Roll Up功能,你可以輕鬆的串連並且運算不同資料庫欄位的相關數據,就可以利用它來做各種不同的報表和記錄,像是記帳、旅行花費、運動時間等等。
  3. 資料庫視功能需求多種型式呈現-配合功能需求,同一個資料庫可以轉換成不同的呈現型式,想看進度切換成干特圖、想團隊協作切換成看板模式,想按日期執行切換成日曆型式,想看成果切換成展示型式,想看完整資料再切換回表格型式,只建一次資料,依你需求多樣型態使用。
  4. 資料庫欄位多樣化欄位呈現-欄位內容也可以多樣變化,包含文字、數字、時間、單選標籤、複選標籤、函數、程式碼等等,同時依資料庫出現在不同頁面因應不同使用目的,欄位皆可任意隱藏。
  5. 區塊多樣化方式呈現-文字、頁面、數字、標題、CHECKLIST、TOGGLE LIST、函數、程式碼、超連結等,在Notion的世界,萬物萬事皆區塊,任何區塊都可以獨立運作,也可以相互轉換,相互關連。
  6. 版本記錄可以隨時叫出舊版本,完全不害怕不小心刪除或更改了什麼重要內容,團隊協作的文件,這項功能尤其重要。
  7. 可離線編輯-在不能上網或網路斷線的情況下,仍可離線編輯Notion。
  8. 可即時跨團隊協作-不只是可以跨團隊協作,而且是即時協作,可同步線上更改編輯文件資料。亦可設置不同權限做跨團隊協作的權限管理。
  9. 資料庫篩選-利用「Filter」過濾篩選和「Sort」排序功能,可能輕鬆的讓資訊量龐大的資料庫隨時依需求變型,精簡成只出現你想看到資料的迷你精準資料庫。
  10. 頁面無限串連-不只資料庫可以無限關聯,頁面也可以無限串連,而且頁面和文字區塊之間,也可以隨時切換轉變。

以上40個理由,都是依Notion強大的功能,來滿足媽媽的需要,即使是notion新手,只要能利用上述這些功能完成下面列舉的成品,甚至媽媽自己發揮更多的想像,並且實際運用notion「創作」,就能滿足媽媽更多內在的需求,接下來我將依「應用成果」來找到媽媽要使用Notion的最後10個理由。

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臨近50歲,我開始更精準地透過Notion實踐一個又一個的人生夢想

臨近50歲,我開始更精準地透過Notion實踐一個又一個的人生夢想  Credit:Celia Chen

媽媽需求五:刷存在感-被看到、被想到、被愛到

媽媽很需要刷存在感啊⋯⋯因為一切以家人優先的結果,常常是家人都將媽媽的付出視為理所當然,而忘記媽媽的存在。比方,媽媽知道每一個人愛吃什麼、不愛吃什麼,但家人常常都不知道,媽媽愛吃什麼,不愛吃什麼,因為家裡餐桌上出現的,都是家人愛吃的料理,而不會有家人不愛吃,但媽媽愛吃的料理。

Notion如何幫助媽媽在自己心理,甚至在家人面前,刷出存在感呢?我利用Notion做了下面這些「成果」,大家可以參考文章附圖的notion範例。

  1. 列出媽媽自己的人生圓夢清單,同時利用「子彈筆記」的原則,將這份清單轉換成年度計劃-季度目標-月度計劃-每週執行-每日行動。讓總是以家人行程為最優先的媽媽,在照顧家人的同時,每天行事曆上,也同時記得自己,記得分點時間給自己,完成自己的人生夢想,學習愛自己。
  2. 將上述圓夢清單轉換成專案計劃,除了利用時間軸切割成小單位行動完成夢想,也可以利用專案內容型式切割成小單位行動計劃,透過和家人或友人的合作,一起完成媽媽的夢想,比方媽媽夢想徒步環島,就可以利用專案規劃的方式,整合前述的各時間軸目標,利用Notion資料庫關聯的功能,完成專案協作和目標達成的進度表。
  3. 習慣建立-如果媽媽的夢想不只是單一行動計劃,而是日常習慣養成,比方運動、瘦身、各種學習包括學畫畫、學鋼琴、學跳舞⋯⋯,都可以利用Notion的Check List功能設計每日To Do的重覆表單,協助自己完成後勾選打卡,建立並養成日常好習慣,也讓自己在這樣的過程中,累積信心和成就感。
  4. 個人作品集-透過Notion不同型式呈現的資料庫+頁面可以隨時轉換成網頁公開分享,媽媽可以將個人的喜好、收藏、作品記錄在Notion,並且累積成個人作品集,比方電影、閱讀資料庫、食譜資料庫、便當資料庫、畫作資料庫、盆栽資料庫、攝影作品資料庫、珠寶設計資料庫、各種手作作品資料庫等等。
  5. 系統學習-上述作品集的學習過程,亦可利用Notion資料庫做系統學習的設計,加上不同模板的設計使用,建立個人的數位學習系統,這些學習的過程記錄(筆記或思考脈絡或相關資料搜集應用等),加上前述的個人作品集,都是媽媽在成為媽媽過程中,最棒的專業累積和養成,也是未來如果需要斜槓賺錢,或重回職場最強大的養分池。
  6. 個人履歷-過去的個人履歷,可能只是一份WORD檔案,有了Notion之後,結合上述的作品集和個人自學系統,個人履歷就可以升級成一個網站,這個網站呈現的不同專業面向的累積,就是每一位獨一無二媽媽的個人品牌。
  7. 愛自己解放自己的大腦,媽媽可以:
      • 跨裝置隨手記-把日常鎖事雜事都交給Notion,隨手筆記。
      • 睡前10分鐘日記-把每日成長交給Notion,每天記錄和反省自己的成長。
      • 早起10分鐘日程規劃-把每天時間管理交給Notion,10分鐘想清楚,剩下1070分鐘就被動跟著Notion照表操課。
      • GTD待辦事項隨時補位-把零碎時間交給Notion,打開行動總表尋找零碎時間可完成的未完成小事,立即執行完成。
      • 子彈筆記細節展開不遺漏-把專案細節展開交給Notion,1小時想清楚,剩下17小時只需要照表操課。
      • 資料庫關聯不再用大腦關聯-把所有散亂的連結交給Notion,一樣1小時想清楚,剩下17小時只需要照表操課。
      • 把孩子學習交給NOTION-幫孩子建立課表,建立筆記模板,把妳會的教給孩子,讓他也利用Notion高效率學習。
      • 把孩子習慣養成交給NOTION-幫孩子建立習慣清單,結合獎懲計劃,利用Notion的打卡協助孩子自動自發養成好習慣。
      • 把夫妻感謝和感動交給Notion-每天10分鐘寫下感恩日記,放大對方的優點,還有對方對妳的好,這些夫妻間的日常小事,常常不寫不記錄,就忘記了,或者被視為理所當然。
      • 把人生抱怨交給Notion-所有抱怨到Notion為止,養成日記習慣,把所有負能量,都關在Notion裡,同時在Notion,透過轉念模板的練習,直接轉換成正能量。

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持續優化調整中生活首頁半成品,利用Notion的資料庫整理,更深刻的認識和了解最親密的家人,計劃安排全家的精心時刻

持續優化調整中的生活首頁半成品,利用Notion的資料庫整理,更深刻的認識和了解最親密的家人,計劃安排全家的精心時刻
Credit:Celia Chen

  1. 更深刻的認識自己,回歸自我內在:
      • 利用Notion記錄-記帳、記事、記感恩、記學習、記人脈、記生命陪伴的故事
      • 累積-電影資料庫、閱讀資料庫、追劇資料庫、食譜資料庫、作品資料庫等等
      • 反省-每日反省日記、每日習慣養成複核等
      • 學習-各種學習目標、筆記、路徑和資料庫建立
      • 圓夢清單列舉和實踐
      • 記帳-更認識自己的消費態度和金錢價值觀
      • 筆記-系統深化各種學習
      • 個人各種筆記模板設計-系統深化各種思考
      • 生命陪伴-看別人的故事,思考自己的生命意義
      • 個人內在深層探索與連結-日記&筆記&冰山探索(冰山對話模板?)
  2. 更深刻的生命陪伴,感受愛的連結:
      • 生命陪伴-記錄每一個生命和自己生命的交集的美好。
      • 亮點收集-記錄每一個你愛的人、愛你的人的獨特亮點,放大他的亮點,放大他和你之間美好的互動。
  3. 享受成為媽媽,成為更有自信的媽媽:以上所有的累積,都將成就媽媽的自信,即使妳只是全職家庭主婦,即使妳每天在日常鎖事的忙碌中,都不知道自己到底做了些什麼,一整天一晃眼就過去了,但只要妳願意每天留下10-30分鐘給Notion,讓Notion陪伴妳安靜的獨處,妳就會發現妳自己的獨一無二,發現自己的生命累積,發現自己原來在養育孩子照顧家庭的平凡過程中,成就了這麼多的不平凡。
      • 在Notion裡看到自己的反省進步
      • 在Notion裡看到自己的感恩和感動
      • 在Notion裡看到自己的學習,每一天往成為更喜歡的自己前進
      • 在Notion裡看到人生的累積,不再懷疑自己一事無成
      • 在Notion裡發現自己的潛能,在學習和記錄中發現自己的熱情
      • 在Notion裡看到所有的成長-ALL IN ONE
      • 在Notion裡運用工具得到生命中實際的成果
      • 在Notion裡隨時搜尋回顧美好的時刻
      • 在Notion裡網頁開放公開搜尋創造更多外在美好的連結和互動
      • 在Notion裡創造並留下個人數位大腦(資料庫),給妳的孩子,以及未來可能因妳而改變的每個相遇的生命。

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